Collaboration AGILE entre l'Hôpital du Jura et Globaz

Ou quand l’agilité favorise la collaboration et permet une connaissance réciproque client/prestataire approfondie qui conduit à une valorisation du travail de chacun, une proactivité source de satisfaction et la création d’un véritable partenariat. 

L’Hôpital du Jura (H-JU) et Globaz collaborent au niveau IT depuis 2017.  

Farouchement convaincues par les trois piliers de la méthodologie AGILE que sont la transparence, l’adaptation et l’inspection, les instances managériales de l’H-JU et de Globaz, représentées par le Comité de Pilotage, ont entamé en mars 2023 une véritable démarche en vue de perfectionner leur collaboration.  

Le but étant de rendre le fonctionnement au sein des équipes, inter-équipes et inter-société encore plus fluide et ainsi répondre à trois ambitions majeures : 

• Être au cœur de la création de valeur afin que les besoins de l’H-JU se vivent au quotidien pour les équipes Globaz. 
• Renforcer la connaissance et la coopération qui permet de s’assurer que les prestations délivrent bien la valeur qu'elles doivent et pouvoir s’ajuster quasiment en temps réel. 
• Permettre à l’H-JU de se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir offrir à leurs patients des prestations de pointe.

Tout a ainsi débuté lorsque, en mars 2023, le comité de pilotage (voir photo ci-dessous) s’est mis autour de la table afin d’effectuer une introspection en toute transparence de notre collaboration en vue d’inspecter le mode de fonctionnement actuel, ses forces, ses faiblesses et ses voies d’amélioration.

En avril, les équipes Globaz ont visité l’hôpital afin de pouvoir appréhender exactement ce que Globaz apporte à l’H-JU et prendre pleinement la mesure de l’importance d’un Système d’information fonctionnel en permanence. C’était une véritable plus-value pour les collaborateurs Globaz, qui ont apprécié de voir la finalité de leur travail et qui a encore renforcé la proximité entre Globaz et l’H-JU.

“La visite de l'H-JU a permis de mettre des visages sur des noms, d'échanger entre les équipes et ainsi de resserrer les liens entre Globaz et l'H-JU. Cette proximité induit une collaboration plus fluide, constructive et axée sur la recherche de solutions conjointement. C'est un vrai plus pour le travail de tous. Cela a également permis de prendre conscience de la finalité de notre travail pour notre client qui fonctionne 24h/24 pour le bien-être de ses patients.”

Nicolas Comtesse, Scrum Master Globaz

Les instances dirigeantes de la H-JU ont une forte sensibilité pour la méthodologie AGILE qui était déjà adoptée dans plusieurs de ses services et GLOBAZ la pratique dans la plupart de ses départements depuis de nombreuses années. La mise en place de l’agilité s’est ainsi "naturellement" dessiné comme la meilleure solution pour façonner la relation client dans la vision souhaitée, c’est-à-dire un véritable partenariat et non uniquement des prestations des services.

Globaz a ainsi élaboré et proposé un concept sur mesure pour la collaboration avec l’H-JU. Ce concept a été validé par le Comité de Pilotage et en juin, la nouvelle organisation AGILE était prête à être mise en place.

Un plan de formation a été élaboré par l’H-JU, qui a dispensé à ses équipes une formation théorique sur l’agilité dans une démarche d’adoption globale de la méthodologie. Les équipes Globaz sont intervenus dans les locaux de l’H-JU afin d’apporter leur expertise et leur expérience pratique de l’agilité dans le domaine IT.

L’objectif de la nouvelle organisation est d’obtenir un fonctionnement encore plus efficace, ainsi qu’une meilleure visibilité de ce qui se passe de chaque côté afin de pouvoir préparer et planifier les activités avec une connaissance approfondie.

Cette démarche n’aurait jamais pu voir le jour sans la vision avant-gardiste de l’H-JU concernant leur relation avec leur prestataire informatique, offrant à Globaz l’opportunité de travailler en étroite collaboration avec leurs équipes et le considérer comme un partenaire totalement intégré de l’H-JU.

Les premiers retours sont extrêmement positifs et feront l’objet d’un prochain article de témoignages de nos équipes, mais il est évident que la démarche d’amélioration se poursuivra pour être fidèle aux principes de l’agilité : Prendre le temps de s’arrêter un moment, prendre de la hauteur, voir ce qui fonctionne ou pas et élaborer ce qu’on peut encore améliorer.

« L'agilité est une attitude, pas une technique avec des limites. Une attitude n'a pas de limites. On ne devrait pas demander "si on peut utiliser l'agilité ici", mais plutôt "comment puis-je agir de façon agile ici". 

Fabien Chételat, Directeur des systèmes d’information et projets de l’H-JU

« La mise en place d’un modèle d’organisation Agile adapté au contexte entre un client et son partenaire informatique, nous a permis de mieux comprendre les besoins et les enjeux de chacun et de tendre vers notre objectif d’être plus qu’un simple prestataire, mais de devenir un partenaire intégré de l’hôpital »

Grégory Meyer, Head of Technology Management de GLOBAZ